6 dicas para fazer uma folha de pagamento eficiente

Apenas com uma folha de pagamento eficiente, a sua empresa pode contar com a otimização do setor de RH e ficar livre das complicações judiciais e trabalhistas. Continue a leitura e saiba agora como aprimorar esse processo!

À medida que uma empresa vai crescendo e se desenvolvendo, aumenta também o quadro de colaboradores e, consequentemente, a complexidade da folha de pagamento. Somente uma gestão eficiente é capaz de organizar e administrar a folha de pagamento, reduzindo ou evitando os problemas decorrentes aos salários e benefícios dos funcionários.

O documento vai muito além de apenas um registro dos contracheques, também é responsável por traduzir todos os componentes da remuneração em dados contábeis, como as horas extras, as faltas não justificadas e os adicionais. A falta de planejamento e organização da folha de pagamento pode causar danos severos para a empresa. 

Para evitar os erros, os problemas com fluxo de caixa ou até mesmo as ações trabalhistas. Acompanhe agora 6 dicas sobre como fazer uma folha de pagamento eficiente. Confira!

  1. Tenha uma política clara sobre cargos e salários

Ter uma comunicação clara e sincera com todo o quadro de funcionários é essencial para o clima organizacional de uma empresa. Quando se trata de folha de pagamento, a comunicação assertiva também é uma grande aliada.

A estrutura de cargos e salários é o que define a posição de cada colaborador, esses fatores também são vistos como degraus para o crescimento profissional na empresa. Manter uma política clara sobre esse assunto é importante para o plano de carreira dos funcionários e também para que o RH possa analisar quais setores precisam de mais investimentos ou realocações.

  1. Centralize os pagamentos em uma única conta bancária

Padronizar uma única conta bancária para pagamento é importante para fazer a distinção dos gastos da empresa com os demais gastos do gestor. Uma conta específica para a folha de pagamento permite que o responsável pelo RH tenha uma visão mais ampla dos gastos e remunerações dos colaboradores, podendo fazer uma análise mais completa dos benefícios e impostos que estão sendo pagos.

Em casos de fiscalizações, centralizar a folha de pagamento em uma única conta facilita a comprovação de determinadas informações reduzindo os riscos de passivos trabalhistas contra a empresa.

  1. Crie uma rotina para entrega dos holerites

Holerites são os documentos mensais que registram o valor total do salário do colaborador, incluindo os benefícios, as deduções e as gratificações. O departamento de RH é o responsável pela organização, divulgação e, se necessário, correção desses holerites, a entrega do documento é uma obrigação legal da empresa e deve ser realizada mensalmente.

Os RHs que possuem uma rotina para a entrega dos holerites conseguem estabelecer uma melhor organização para o depósito dos pagamentos. O pagamento efetuado sempre na mesma data facilita a administração dos setores envolvidos na folha de pagamento e também estabelece uma relação de confiança entre empresa e colaborador.

  1. Não esqueça o backup dos documentos!

Fazer o backup de coisas importantes é essencial para qualquer atividade desempenhada no mundo online. Quando se trata de folha de pagamento, realizar o backup corretamente é fundamental para que as informações sejam devidamente armazenadas e sirvam para fins de fiscalização.

Em casos de auditorias, por exemplo, a empresa precisa ter todos os registros devidamente arquivados, assim será possível evitar problemas judiciais e previdenciários, ajudar o gestor a compreender a situação financeira da empresa e planejar ações com base nela.

Uma alternativa para não se esquecer de fazer os backups é integrar a folha de pagamento ao sistema de controle de ponto. Assim, você centraliza os holerites, relatórios, backups e demais informações em um só lugar. Com o software da Tecnoponto, você pode acessar todas as informações de forma online com apenas alguns cliques, de onde quer que você esteja.

  1. Faça o controle de jornada dos funcionários

O controle da jornada dos colaboradores é o registro que baseia a elaboração da folha de pagamento. Por isso, é fundamental que o registro das horas trabalhadas sejam computadas diariamente, sem erros ou esquecimentos.

Para evitar que as falhas sejam cometidas, a maioria das empresas estão investindo nos sistemas de controle de ponto mais ágeis do mercado. Com um controle de ponto moderno, o RH será capaz de captar informações confiáveis sobre a jornada dos funcionários, incluindo as horas extras, os feriados e as faltas.

Mas para contar com todas essas vantagens é preciso investir também em tecnologia, assim a organização poderá contar com um processamento muito mais rápido e eficiente.

  1. Use a tecnologia como aliada

Normalmente, o RH investe muito tempo e esforços na elaboração detalhada da folha de pagamento. Pensando nisso, a tecnologia pode ser uma grande aliada para a otimização do RH e a gestão eficiente da folha de pagamento.

O controle de ponto da Tecnoponto consegue fazer os cálculos da folha de pagamento de forma automática e, portanto, de forma muito mais rápida e livre de erros! O controle integrado com o software automatiza a jornada de trabalho dos funcionários e permite que a gestão do pagamento e a emissão do holerite também sejam automatizadas, contribuindo para a otimização do RH.

Com uma gestão correta da folha de pagamento, a empresa é capaz de evitar problemas judiciais e ainda garantir transparência e segurança aos seus colaboradores. Com a otimização do RH,o departamento pode focar seus esforços em questões mais estratégicas para o negócio, sabendo que a folha está sob cuidado de soluções tecnológicas seguras e confiáveis.

Aqui na Tecnoponto, nós desenvolvemos soluções estratégicas para otimizar a gestão da sua empresa, conheça o nosso catálogo de produtos e invista no controle de ponto para uma folha de pagamento sem erros! Fale com nossos especialistas.

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