A jornada de trabalho é composta por muitas situações, que estão constantemente em mudanças. Essas alterações impactam diretamente na gestão das empresas e também no setor de Recursos Humanos. A mais atual delas foi a Portaria 1486.
Essa nova diretriz, que entrou em vigor em junho de 2022, alterou algumas questões da Portaria 671, atualizando regras da legislação trabalhista, como modelos de contrato, registro de ponto eletrônico e formatos de arquivo.
Como já ocorreu em outros momentos, essa mudança também alterou a rotina corporativa. Desse modo, é fundamental estar por dentro das novidades, a fim de garantir que a empresa cumpra com todas as regras e evite problemas trabalhistas.
Para te ajudar a entender tudo o que você precisa saber sobre a Portaria 1486 e o que mudou em relação à Portaria 671, fizemos este artigo completo. Siga a leitura!
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O que é a Portaria 1486?
Você, gestor ou líder de RH, já ouviu falar na Portaria 1486? Conforme citamos no início deste texto, essa normativa entrou em vigor em junho de 2022, e foi sancionada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).
O objetivo deste documento é modificar e atualizar algumas questões que estavam presentes na Portaria 671, especialmente em relação à legislação trabalhista, políticas públicas e inspeção e relações do trabalho.
Essas, no entanto, não foram as únicas mudanças. A Portaria 1486 também alterou questões referentes à jornada de trabalho, como marcações de ponto eletrônico, assinaturas eletrônicas, modelos de contrato, formato de disponibilização e registros sindicais.
Apesar de não trazer mudanças tão sérias na rotina dos profissionais de RH, é sempre válido entender e ficar por dentro da lei trabalhista, pois ela sim é importante para garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente.
Contudo, como dissemos anteriormente, existem situações que merecem atenção, e que você precisa ficar de olho. São duas em especial: registro de ponto eletrônico e assinaturas eletrônicas, pois elas revogam anexos e alteram regras da Portaria 671.
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Portaria 1486 e Portaria 671
Como citamos anteriormente, a Portaria 1486 está totalmente interligada à Portaria 671, que ficou conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.
Ela havia sido implantada em novembro de 2021, e na ocasião, atualizou regras e normativas da Carteira de Trabalho e também como os registradores de ponto são classificados.
Desde então, os marcadores passaram a ser divididos em três categorias: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
Além dessas novas classificações, a Portaria 671 também definiu que todo sistema de registro de ponto tenha condições de emitir o comprovante da marcação, independente se for impresso ou eletrônico, esclarecendo como esse recibo precisa ser feito.
Entretanto, a nova Portaria 1486, alterou algumas regras, as quais você irá entender melhor adiante!
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O que mudou no controle de jornada com a Portaria 1486?
Como você percebeu no decorrer deste texto, as leis para o controle de jornada tiveram algumas alterações após a implantação da Portaria 1486.
O documento do MTP modificou regras sobre a assinatura eletrônica e o armazenamento dos arquivos da jornada de trabalho, além de outros requisitos para que os registradores de ponto estejam em conformidade com a legislação trabalhista.
A seguir, vamos explicar os principais artigos que foram ratificados pela Portaria 1486:
Artigo nº 81 e nº 83
Anteriormente, o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) precisavam ser emitidos de acordo com que a Portaria 671 definia. Porém, após a Portaria 1486 entrar em vigor, esses arquivos agora precisam seguir as orientações do portal do Governo.
“Art. 81. Todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados, conforme especificações disponíveis no portal gov.br.” (NR)”.
“Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar:
I – o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme especificações disponíveis no portal gov.br; e
II – o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.” (NR)”.
Artigo nº 88
A assinatura eletrônica também sofreu uma alteração no seu formato, que precisa ser padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature). Os arquivos também precisam ser emitidos pelos REPs.
“§ 1º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido em arquivo eletrônico devem ser no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature)”.
“§ 2º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto para o Arquivo Fonte de Dados e o Arquivo Eletrônico de Jornada devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached)”.
Artigo nº 89
Assim como nos artigos nº 81 e nº 83, que citam que o AFD e o AEJ devem ser emitidos no portal do Governo, o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade também precisam seguir essas recomendações, modificando o Anexo II da Portaria 671.
Esses documentos também devem seguir o padrão PDF, devendo a empresa mantê-lo para eventuais Inspeções do Trabalho.
“§ 1º O Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade devem ser emitidos conforme modelo e especificações disponíveis no portal gov.br”.
“§ 3º O arquivo eletrônico que contém o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ter o formato Portable Document Format – PDF, com assinatura no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), e o empregador deverá mantê-lo para apresentação à Inspeção do Trabalho”.
Artigo nº 96
As empresas também precisam detalhar melhor algumas informações referentes ao PIS dos funcionários.
“I – empregados que possuem PIS: colocar “0” na primeira posição do campo e o PIS completo nas próximas onze posições ou informar o PIS completo nas onze primeiras posições e preencher com espaço na última posição”.
Artigo nº 97
O artigo nº 97 revogou a obrigatoriedade da exigência de se emitir arquivos e relatórios em sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada autorizados por acordo ou convenção coletiva de trabalho, definidos na antiga Portaria nº 373.
“No caso de sistema alternativo eletrônico de controle de jornada autorizado por acordo ou convenção coletiva de trabalho, firmado sob a vigência da Portaria MTE nº 373, de 25 de fevereiro de 2011, não serão exigidos o arquivo eletrônico e o relatório especificados no art. 83.” (NR)”.
Artigo nº 97-A
A informação trazida no artigo nº 97-A é nova. Ela determina o prazo, que deve ser de um ano, para que os fabricantes e desenvolvedores de REP-A se adequem às regras para geração do AFD.
“Art. 97-A. O prazo definido no art. 97 também se aplica aos fabricantes ou desenvolvedores de REP-A, especificamente para a geração do Arquivo Fonte de Dados.”
Artigo nº 164 e Artigo nº 167
Esses dois artigos também indicam novas orientações em relação aos Anexos da Portaria 671. Os modelos agora precisam ser aqueles contidos no portal do Governo.
“Art. 164.
VI – instrumento de cooperação para disponibilização de dados – ajuste realizado por meio de acordo de cooperação técnica ou acordo de cooperação a ser celebrado entre solicitante de dados e Ministério do Trabalho e Previdência, no uso de suas atribuições, com vias de formalizar o acesso aos dados pessoais, conforme modelos disponíveis no portal gov.br”.
“Art. 167.
V – na hipótese de o solicitante ser organização da sociedade civil, regida pela Lei nº 13.019, de 31 de julho de 2014, a solicitação também deverá ser acompanhada:
a) dos documentos previstos no art. 34 da Lei nº 13.019, de 2014; e
b) da declaração que ateste que:
1. a entidade se enquadra na definição de organização da sociedade civil, nos termos do disposto no art. 2º da Lei nº 13.019, de 2014;
2. a entidade é regida por normas de organização interna cujos objetivos são voltados à promoção de atividades e finalidades de relevância pública e social, nos termos do disposto no inciso I do art. 33 da Lei nº 13.019, de 2014; e
3. a solicitação não se enquadra nos impedimentos previstos nos art. 39 e art. 40 da Lei nº 13.019, de 2014”.
§ 3º
“II – análise quanto à materialidade do instrumento de cooperação e quanto à sua conformidade com esta Portaria.
§ 4º Para efeitos da alínea “a” do inciso V do caput, o solicitante apresentará cópia do estatuto social e de eventuais alterações estatutárias, devidamente registrados, não substituíveis por certidão de existência jurídica expedida pelo cartório de registro civil.” (NR)”.
Artigo nº 169
Assim como nos artigos anteriores, o termo de compromisso também precisa seguir o modelo publicado no portal do Governo.
“Art 169: para formalização de instrumento de cooperação de que trata o inciso VI do art. 164, o representante legal da instituição deverá assinar Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo, conforme modelo disponível no portal gov.br.” (NR).
Artigo nº 173
O artigo nº 173 determina novas orientações sobre as disposições do Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo.
“Art. 173. O gestor de dados disponibilizará ao usuário de dados o arquivo contendo as informações solicitadas, de acordo com o formato e o leiaute acordado entre os partícipes, mediante entrega de Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo assinado pelo usuário de dados, conforme modelo disponível em portal gov.br.” (NR)”.
Artigo nº 178-A e 178-B
Por fim, estes dois artigos esclarecem novas informações para a utilização de dados pessoais por parte instituições internacionais, seguindo o que determina a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
“Art. 178-A. O disposto neste Capítulo se aplica, no que couber, à disponibilização e à utilização de dados pessoais por organizações internacionais que tenham memorando de entendimento ou instrumento congênere vigente que objetive a cooperação entre o Ministério do Trabalho e Previdência e o organismo internacional”.
“Parágrafo único. Serão indeferidas solicitações de dados formuladas por entidades ou organizações internacionais que não tenham em vigência memorando de entendimento ou instrumento congênere, nos termos do caput”.
“Art. 178-B. A disponibilização e a utilização dos dados pessoais de que tratam este Capítulo por universidades ou institutos de pesquisas internacionais deverá ser precedida de parceria ou de instrumento congênere, celebrada com universidade ou instituição de pesquisa nacional que assuma as responsabilidades e obrigações previstas neste Capítulo.”
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Requisitos para REP-C e REP-P
Não foram esses artigos que sofreram alteração. A nova Portaria 1486 também modifica dois anexos importantes, e que falam sobre requisitos para REP-C e REP-P.
Como eles são textos bastante longos, optamos por resumir os pontos principais de cada um deles. Você pode conferir o documento completo aqui.
Anexo I: Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C)
O primeiro anexo cita algumas regras, que especificam o que um equipamento REP-C precisa apresentar para estar em conformidade com as determinações do MTP.
As orientações falam sobre o tipo de relógio, tamanho dos caracteres, formato da data e hora que devem estar contidos na marcação de ponto, entre outras informações.
Anexo II: Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P)
Em relação ao segundo anexo, ele recomenda as normas para que o REP-P esteja de acordo com o que é definido pelo MTP.
Essas orientações são referentes a identificação da instituição empregadora e também do colaborador e obrigatoriedade de um meio de armazenamento com redundância, confiabilidade e alta disponibilidade.
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Mudanças que impactam na rotina empresarial
Toda legislação e normativa possuem minutas e pontos que podem causar confusão na cabeça dos gestores e líderes empresariais.
Contudo, apesar da nova Portaria 1486 modificar vários artigos da Portaria 671, no geral, ela não apresenta tantas informações novas para a jornada de trabalho.
O que você realmente precisa compreender são essas alterações nas assinaturas eletrônicas, nos formatos dos AFD, AEJ, PAdES e CAdES, que precisam seguir as orientações recomendadas no portal do Governo e também no armazenamento deles, que deve ser realizado em p7s.
Portanto, nada de pânico! Sabendo e compreendendo essas informações já será o suficiente para você cumprir com as determinações da legislação trabalhista.
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E o RH?
Quem é profissional de RH também não precisa ficar preocupado com a Portaria 1486, pois basicamente, ele mudou pouca coisa relacionada à jornada de trabalho.
O que você realmente precisa olhar com atenção é no registro de jornada dos funcionários, especialmente se a sua organização utiliza sistemas de registro de ponto eletrônico.
Vale ressaltar que toda empresa que tenha mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional precisa contar com um sistema de controle de jornada. Se esse for o seu caso, basta utilizar um aparelho que utilize o formato PDF, além da assinatura eletrônica.
Desse modo, é primordial que sua instituição conte com um sistema de controle de jornada homologado pelo MTP, estando em conformidade com a CLT, pois assim, ela estará protegida juridicamente, possibilitando que você tenha toda a segurança necessária para fazer a gestão dos colaboradores.
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Conclusão
Se você chegou até aqui, conseguiu compreender melhor o que é a Portaria 1486, e o que foi alterado na Portaria 671, trazendo informações que ajudam a garantir ainda mais a segurança no controle da jornada de trabalho.
As mudanças na legislação trabalhista, por mais que possam causar um pouco de confusão, servem para garantir que as empresas realizem todos os processos dentro da lei.
Muitas instituições acabam sofrendo com os passivos trabalhistas por não seguir o que é determinado nessas normativas. Portanto, é sempre importante conhecer o que elas citam.
Em relação à Portaria 1486, ela apenas ratificou a importância das empresas não ignorarem a questão do controle de ponto, pois ele é essencial para evitar que os tão temidos processos trabalhistas façam parte da rotina da instituição.
Se você ainda não conta com um bom sistema de controle de ponto, a Tecnoponto pode te ajudar!
Somos especialistas em relógios de ponto e outras soluções para a gestão da jornada de trabalho. Nossos equipamentos são homologados pelo INMETRO, e estão de acordo com todas as especificações da Portaria 1486.
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