A tecnologia é uma grande aliada na gestão da jornada de trabalho, especialmente para as empresas que têm muitos colaboradores em seu quadro de trabalho. Uma solução para a resolução desses problemas é o controle de ponto online.
Esse sistema tem conquistado cada vez mais a admiração dos profissionais de Recursos Humanos e também dos gestores empresariais, graças à sua praticidade e eficiência, que ajudam a deixar os processos mais estratégicos.
Eliminar a burocracia e fazer com que a gestão dos colaboradores seja feita de forma mais ágil é uma necessidade do mercado de trabalho atual. A tecnologia é acessível e está disponível para empresas de todos os segmentos. Por isso, não há motivo para não utilizá-la!
Se você ainda não sabe como funciona o controle de ponto online, bem como o que diz a lei trabalhista a respeito desse sistema, siga a leitura e confira este artigo, que irá te dar algumas razões para implantar essa tecnologia no controle da jornada de trabalho da sua empresa.
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O que é o controle de ponto online?
Você, profissional de RH, já ouviu falar no controle de ponto online? Nós já falamos sobre ele em outro texto aqui em nosso blog, mas, vamos recapitular brevemente o conceito dessa tecnologia.
Ela é uma forma ágil e moderna para gerir o controle de jornada dos colaboradores. Este sistema é um software que funciona em nuvem, o que permite que ele seja conectado a diferentes dispositivos, que auxiliam no controle das informações da jornada.
O controle de ponto online passou a ganhar ainda mais espaço nos últimos anos, principalmente após o início da pandemia de Covid-19, que obrigou as empresas a alterarem a maneira como realizavam suas atividades.
Como a maioria dessas instituições precisou adotar o regime híbrido de trabalho, essa tecnologia passou a ser uma solução viável para o controle da jornada, especialmente pelo fato dela permitir que as marcações de ponto sejam realizadas à distância e em qualquer lugar.
Desse modo, a gestão não é prejudicada, pois os profissionais de RH conseguem monitorar em tempo real os registros dos colaboradores.
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Como funciona o controle de ponto online?
No tópico anterior, indiretamente, falamos brevemente como funciona o controle de ponto online.
Diferentemente do relógio de ponto tradicional, essa tecnologia não necessita que o colaborador esteja presente nas dependências físicas da empresa para registrar seus horários de entrada e saída.
Os registros podem ser feitos à distância, e de diferentes maneiras, como pelo celular, tablet ou notebook. Para isso, é necessário apenas que esses dispositivos tenham acesso à internet ou a uma rede móvel.
No caso dos aparelhos celulares, que é o dispositivo mais comum utilizado pelas empresas que adotam o controle de ponto online, as marcações são feitas por meio de um aplicativo, que deve estar instalado no aparelho.
A empresa deve fornecer um login e senha ao colaborador, para que ele consiga fazer a marcação das suas jornadas. Para isso, existem duas formas: a batida de ponto online, que pode ser feita com ou sem biometria; ou, por meio do reconhecimento facial.
No caso da segunda opção, ele é feito utilizando as fotos carregadas pelo colaborador, e que estarão armazenadas no software de controle de ponto online.
A tecnologia do reconhecimento facial acaba sendo mais um item de segurança para o controle de ponto online, pois assim, as marcações serão realizadas individualmente, o que automaticamente, inviabiliza qualquer tentativa de fraude no sistema.
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O que a lei trabalhista diz sobre o controle de ponto online?
Para entender sobre a legalidade do controle de ponto online, precisamos recorrer à Portaria 671, instituída pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) em novembro de 2021.
Ela, que também ficou conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”, foi proposta com o objetivo de substituir as antigas Portarias 373 e 1510, alterando legislações que estavam em vigor e atualizando questões como a inspeção do trabalho e políticas públicas.
Porém, o ponto principal atualizado pela Portaria 671 diz respeito ao controle de ponto eletrônico. Essa atualização estabeleceu três registradores de controle da jornada de trabalho, sendo eles: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), o REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
Tendo isso em mente, fica mais fácil compreender sobre a legalidade do controle de ponto online, pois ele faz parte da categoria REP-P. Para que ele possa funcionar legalmente, a Portaria 671 cita algumas recomendações, que estão presentes em seu artigo nº 91.
O presente texto determina que o REP-P precisa ser certificado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), além de estar registrado como programa de computador.
Além disso, o modelo REP-P precisa ser capaz de disponibilizar acesso aos comprovantes de marcação de ponto do colaborador, utilizando assinaturas eletrônicas, que atestem a veracidade do sistema.
Esse sistema de ponto online precisa estar com o relógio sincronizado com a Hora Legal Brasileira (HBL), assim como deve exibir a hora exata no comprovante de registro.
Por fim, o controle de ponto online deve ser capaz de armazenar as marcações offline, caso o aparelho não esteja com conexão à internet no momento do registro da jornada de trabalho.
É importante estar atento a todas essas questões, pois, por mais seguro que seja esse sistema, se ele não seguir essas determinações, a empresa poderá se complicar na justiça trabalhista.
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Quais as vantagens de utilizar o controle de ponto online?
O fato de permitir que as marcações da jornada de trabalho sejam feitas à distância talvez seja a maior vantagem proporcionada pelo controle de ponto online. Mas, ela não é a única!
Esse sistema é ideal para organizar as demandas da empresa, independentemente se ela tem ou não muitos colaboradores em seu quadro profissional. Essa facilidade na gestão é essencial para o bom controle das férias, abonos e principalmente, horas extras, que é a maior causa de passivos trabalhistas.
Em 2021, quando o escritório de advocacia LG&P realizou um estudo, eram, ao menos, 2 milhões de processos referentes à horas extras no Brasil, o que ajuda a dar uma percepção mais real sobre como esse é um problema real enfrentado pelo ramo corporativo.
Todas essas questões podem ser evitadas pelo controle de ponto online, pois ele ajuda a deixar mais efetiva essa gestão, evitando dores de cabeça desnecessárias, tanto por parte do RH quanto da alta cúpula.
Esse sistema também permite uma maior quantidade de dados, que podem ser usados posteriormente pelo RH para mensurar resultados e corrigir falhas que eventualmente podem estar acontecendo, deixando mais estratégica a gestão organizacional.
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Razões para utilizar o controle de ponto online
Se você pensa que as vantagens de utilizar o controle de ponto online se resumem apenas às citadas acima, está enganado! Siga a leitura e confira 4 razões pelas quais você deve considerar utilizar esse sistema em sua empresa:
- Maior rapidez no fechamento da folha de ponto
Como dissemos no início deste texto, o mercado de trabalho atual exige mais dinamismo, para que a empresa consiga se destacar positivamente.
Dentro disso, está a gestão correta da jornada de trabalho, o que passa diretamente pela rapidez no fechamento da folha de ponto.
Essa situação pode ser resolvida com o uso do controle de ponto online, que ajuda a otimizar o trabalho do RH, evitando que esses profissionais tenham que lidar com uma quantidade absurda de dados e informações, o que muitas vezes, pode demandar um tempo valioso, e que poderia ser aproveitado de outra maneira, em ações para melhorar a cultura organizacional, por exemplo.
- Aumento da produtividade
Alcançar a produtividade é um desafio muito grande para várias empresas. Ela está diretamente ligada a ter um bom controle na jornada de trabalho.
O controle de ponto online ganhou espaço após a pandemia de Covid-19, que obrigou as empresas a alterarem suas rotinas, para garantir a segurança dos colaboradores.
Mesmo atualmente, com a crise sanitária muito mais controlada, muitas dessas instituições optaram por seguir com o regime híbrido, que é preferido por 58% dos trabalhadores brasileiros, segundo uma pesquisa realizada em 2022.
Por isso, para garantir que a produtividade seja alcançada e a gestão da jornada de trabalho ocorra da forma correta, nada melhor do que utilizar o controle de ponto online, que permite ao colaborador, ter mais autonomia e liberdade para fazer suas marcações de ponto.
- Otimização de custos
Reduzir custos também é um desejo de muitos gestores empresariais. Isso pode ser conseguido por meio da utilização do controle de ponto online.
Por ser totalmente digital, ele não depende de grandes investimentos por parte da empresa, ao contrário dos relógios de ponto tradicionais. Essa é uma vantagem especialmente para empresas de pequeno porte, que precisam de um controle maior sobre seus gastos.
Nunca é demais relembrar que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) obriga que todas as instituições com mais de 20 colaboradores precisam fazer o controle da jornada de trabalho.
Desse modo, o sistema digital acaba sendo uma opção, pois ele é bastante intuitivo e de fácil utilização, não precisando de grandes treinamentos por parte dos gestores.
- Inovação e retenção de talentos
Sua empresa está com dificuldade para reter talentos? Se a sua resposta foi sim, é porque algum procedimento não está sendo realizado da forma correta. Além da cultura organizacional, outro motivo para isso é a gestão incorreta da jornada de trabalho.
Essa falha pode ser corrigida utilizando o controle de ponto online, justamente por essa ferramenta ser inovadora e tecnológica. Modernizar os processos é essencial para tornar a instituição uma referência positiva no ramo corporativo.
Aliar a tecnologia oferecida pelo controle de ponto online juntamente com uma gestão profissional é primordial para a empresa reduzir os índices de turnover entre seus colaboradores.
Apesar de todas as vantagens oferecidas por este sistema, é fundamental que você esteja atento se o sistema escolhido está devidamente em conformidade com o que cita a Portaria 671, pois isso é fundamental para garantir que os processos sejam realizados todos dentro da legalidade, impedindo que a empresa sofra com os tão temidos passivos trabalhistas.
Conclusão
Se você chegou até aqui, conseguiu entender melhor o que é, como funciona e quais as vantagens de utilizar o controle de ponto online.
Esse sistema é uma opção ideal para empresas de todos os portes e segmentos, que desejam tornar não somente a jornada de trabalho, mas também, os processos mais efetivos e eficientes.
Além de ser um sistema de ponto completamente amparado pela legislação trabalhista, ele permite que haja um maior dinamismo por parte da organização como um todo, o que é muito importante para deixar mais otimizado o trabalho do setor de RH.
Se for bem planejada, a implantação do sistema de controle de ponto online só trará benefícios para à gestão empresarial, deixando a instituição com mais credibilidade e tornando-a uma referência de destaque.
Caso a sua empresa ainda não conte com um sistema de controle da jornada, venha conhecer a Tecnoponto!
Somos especialistas em relógios de ponto e outras soluções para o controle da jornada de trabalho e gestão de pessoas. Nosso sistema de ponto online está de acordo com o que exige a Portaria 671 do MTP, e está à disposição de empresas de todos os portes e segmentos.
Se deseja deixar mais estratégica a gestão organizacional da sua empresa, entre em contato e saiba como podemos te ajudar!
