A jornada de trabalho passou por mais uma mudança com a chegada da Portaria 4.198 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP). Ela entrou em vigor para deixar ainda mais específicas algumas relações trabalhistas.
Esse novo documento alterou algumas regras que estavam previstas na Portaria 671, que entrou em vigor no mês de novembro de 2021, e ficou popularmente conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”.
Embora a Portaria 4.198 não tenha modificado nenhuma diretriz específica sobre o registro de ponto, ela traz algumas outras questões que merecem um olhar especial de quem é profissional de Recursos Humanos, pois algumas dessas situações envolvem o controle da jornada de trabalho.
É essencial estar por dentro dessas mudanças, pois elas são fundamentais para garantir que a empresa cumpra com a legislação trabalhista, evitando o surgimento de passivos na justiça do trabalho.
Caso você ainda não saiba o que é a Portaria 4.198 e como ela altera a Portaria 671, confira este artigo completo que nós preparamos!
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2022/12/27/jornadas-de-trabalho-nao-lineares-o-que-sao-e-como-funcionam/
O que é a Portaria 4.198?
Como dissemos brevemente no início do texto, a Portaria 4.198 é um documento criado pelo MTP, e que está em vigor desde o dia 1º de janeiro de 2023.
Apesar disso, alguns incisos dessa nova normativa passarão a ser válidos apenas após um ano de sua publicação, no caso, a partir do dia 1º de janeiro de 2024.
Embora a Portaria 4.198 não altere regras específicas que impactam diretamente o controle da jornada de trabalho, ela modifica outras situações referentes às relações trabalhistas, conforme dissemos no tópico anterior.
Desse modo, é fundamental estar atento e conhecer quais são as mudanças. Iremos falar melhor sobre adiante, em outro tópico!
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2023/01/11/tudo-o-que-voce-precisa-saber-sobre-a-jornada-12-x-36/
O que é o que diz a Portaria 671?
Como não poderia deixar de ser, a Portaria 4.198 altera alguns pontos que estavam em vigência na Portaria 671. Por isso, antes de entendermos quais são essas mudanças, é preciso contextualizar brevemente o que é a “Lei do Ponto Eletrônico”.
Desde que entrou em vigor, a Portaria 671 constantemente é abordada nos textos aqui no blog da Tecnoponto, pois ela é indispensável para o controle da jornada de trabalho.
Em suma, essa normativa foi criada com o intuito de substituir as antigas Portarias 373 e 1510 do MTP, que anteriormente, eram responsáveis por amparar as questões relacionadas ao registro de ponto.
Dessa maneira, a Portaria 671 passou a estabelecer três tipos de registradores para o controle da jornada de trabalho. São eles: o REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), o REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
Além dessas novas mudanças nas classificações dos registradores de ponto, a normativa também alterou situações referentes à políticas públicas, relações trabalhistas e a legislação do trabalho, como um todo.
Caso você tenha alguma dúvida sobre a Portaria 671, ou deseja aprender mais sobre ela, confira o artigo completo que preparamos!
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2022/05/26/rascunho-automaticoimpactos-da-portaria-671-para-o-rh/
Quais mudanças da Portaria 4.198 o RH precisa estar atento?
Tendo em vista o que é a Portaria 671, fica mais tranquilo compreender quais são os pontos alterados pela Portaria 4.198, e que devem ser olhados com atenção pelos profissionais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
A nova normativa do MTP modificou situações que dizem respeito ao monitoramento de saúde do colaborador e na solicitação de mediação dos respectivos Sindicatos das Categorias, diante de algum conflito trabalhista.
Essas questões não modificam o controle da jornada de trabalho. No entanto, é recomendável que você conheça e fique por dentro do assunto, afinal de contas, informação nunca é demais, não é mesmo?
Como o nosso foco neste artigo é falar sobre situações que fazem parte da jornada de trabalho, vamos abordar três assuntos específicos da Portaria 4.198, sendo eles: assinaturas eletrônicas, prestação da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e prazo para pagamento de parcelas variáveis. A íntegra do documento você pode conferir no site do Governo.
Confira a seguir quais são as questões modificadas pela nova normativa do MTP:
Assinaturas Eletrônicas
O principal ponto alterado pela Portaria 4.198 diz respeito às assinaturas eletrônicas. Essa questão já havia sido melhor especificada na Portaria 1486, a qual também falamos em outro artigo.
Porém, a nova normativa do MTP esclareceu ainda mais algumas questões presentes no artigo nº 86 da Portaria 671.
Essas novas atualizações tem como objetivo, garantir que as assinaturas eletrônicas sejam usadas para atestar a veracidade dos arquivos eletrônicos emitidos pelos sistemas de registro de ponto.
As novas regras já estão em vigor desde o dia 1º de janeiro de 2023, e determinam o seguinte:
O Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) deve conter a assinatura eletrônica do desenvolvedor ou fabricante do registrador de ponto. Essa diretriz também precisa se estender à saída gerada pelo Programa de Tratamento e Registro de Ponto.
O AEJ passou a ser o documento oficial para o controle da jornada, e substituiu o Arquivo Fonte de Dados Tratado (AFDT) e o Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF).
Ainda em relação às assinaturas eletrônicas, a Portaria 4.198 cita que ela deve ser designada às saídas constituídas pelo REP, no caso, o Arquivo Fonte de Dados (AFD), assim como no Comprovante de Registro do Trabalhador e Relação Instantânea de Marcações, caso a empresa utilize algum modelo REP-C.
Essas novas regras também devem valer para os respectivos comprovantes de ponto do colaborador.
RAIS
O RH também precisa ficar de olho na Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), que também foi alterada pela Portaria 4.198. Essas prestações já estão sendo cumpridas pelo eSocial desde o ano de 2019.
A RAIS é considerada como uma obrigação acessória, que nada mais são do que declarações mensais, trimestrais e anuais, que todas as empresas precisam montar e enviar ao governo municipal, estadual ou federal.
Esse procedimento deve ser realizado para garantir que a situação trabalhista da instituição seja regularizada corretamente. Porém, ao contrário das assinaturas eletrônicas, essas novas recomendações só irão entrar em vigência no dia 1º de janeiro de 2024.
Pagamento de parcelas variáveis
A outra questão de maior relevância abordada pela Portaria 4.198, e que igualmente deve estar sob o olhar dos profissionais de Recursos Humanos, é em relação ao prazo para pagamento das chamadas parcelas variáveis, que compõem o salário do trabalhador.
Para que uma parcela seja considerada como variável, ela precisa levar em conta algumas situações da jornada de trabalho ou produtividade, como horas extras e comissões. Neste cenário, é fundamental ressaltar que o salário normal recebido pelo colaborador não deve ser tido como uma parcela variável.
A Portaria 4.198 cita novas diretrizes referentes ao pagamento dessas parcelas para além do fechamento da folha de ponto. As remunerações variáveis após o dia 20 do mês não precisam necessariamente ser efetuadas até o 5º dia útil do mês seguinte.
Isso é importante para amparar juridicamente a empresa, caso ela eventualmente perca o prazo desses pagamentos. Se isso ocorrer, não será considerado como infração pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
A mesma regra precisa ser utilizada na devolução de descontos decorrentes de faltas e atrasos justificados, após o 20º dia útil do mês.
A Portaria 4.198 também resguarda os direitos profissionais dos trabalhadores que têm suas remunerações compostas na sua totalidade por produção ou comissão, quando eles começarem em um novo emprego após o 20º dia útil mensal.
Quando a situação for essa, o profissional terá a garantia de pagamento do salário mínimo pré-definido pela sua categoria. A respectiva remuneração será equivalente à totalidade dos dias trabalhados, e precisa ser paga até o 5º dia útil do mês seguinte.
Isso significa que o pagamento das parcelas variáveis do salário, que são referentes ao trabalho produzido após o 20º dia útil do mês, podem ser pagas juntamente com o salário do próximo mês.
Parece confuso de entender, mas, na prática, fica muito simples! Vamos considerar que um colaborador cumpriu horas extras após o 20º dia do mês, mas elas não estavam presentes na folha de pagamento.
Neste cenário, no 5º dia do mês subsequente, além do salário normal, a empresa deverá arcar com o acerto das parcelas variáveis válidas até o dia 20 do mês anterior! Ficou mais fácil compreender?
Quando a Portaria 4.198 entra em vigor?
Conforme dissemos ao longo do texto, a Portaria 4.198 está em vigência desde o dia 1º de janeiro de 2023. Entretanto, alguns incisos só passam a vigorar a partir do dia 1º de janeiro de 2024.
Porém, é importante esclarecer que a normativa permite uma flexibilidade maior por parte das empresas. Isso porque, a normativa não define essa prática como uma regra. Ela somente regulamenta essas novas possibilidades, para evitar que as instituições sofram com passivos ou outras situações de caráter trabalhista.
Toda situação referente à legislação trabalhista deve ser considerada, tanto por parte do setor de RH quanto por parte da alta cúpula da empresa, para evitar que a mesma sofra com ações na esfera do trabalho.
Segundo um estudo realizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), o número de processos trabalhistas cresceu em 2022. Entre as maiores reclamações estão o não pagamento da multa de 40% sobre o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e o atraso no acerto da rescisão e das horas extras.
Isso tudo só reitera a importância da empresa ter uma boa gestão profissional, o que passa diretamente pelo controle da jornada de trabalho, pois ela é a melhor maneira de assegurar que todos os processos organizacionais estão sendo realizados em conformidade com as leis trabalhistas.
Conclusão
Se você chegou até aqui, conseguiu entender um pouco melhor o que é a Portaria 4.198. Como você pôde verificar, ela não altera muitas questões da Portaria 671, apenas abre novas possibilidades para as relações trabalhistas.
Em relação ao controle de jornada, a principal mudança é nas assinaturas eletrônicas do fabricante ou desenvolvedor do sistema de registro de ponto, com o objetivo de garantir que nenhum processo esteja sendo violado.
É de suma importância ficar antenado nessas situações trabalhistas e que envolvem o controle da jornada de trabalho, para manter a empresa longe de qualquer dor de cabeça desnecessária, principalmente no caso das horas extras.
Ter um bom sistema de controle de jornada é indispensável para qualquer empresa que deseja ser uma referência. Por isso, se a sua companhia ainda não tem um sistema de ponto eficiente, te convidamos a conhecer a Tecnoponto!
Nós somos especialistas em relógios de ponto e demais soluções para o controle da jornada de trabalho e gestão de pessoas. Todos os nossos produtos são certificados e homologados pelo INMETRO, estando em conformidade com o que pede o MTP.
Não perca mais tempo! Facilite o trabalho do RH da sua empresa. Solicite agora mesmo um orçamento gratuito!
