É necessário ter bastante cuidado na hora de escolher o controle de ponto ideal. Algumas empresas acabam tendo vários prejuízos, por não darem a devida atenção a uma boa gestão de jornada de trabalho.
Mesmo sendo uma necessidade imposta pela legislação trabalhista, os processos internos empresariais dependem de um bom controle de ponto. Portanto, contar com um sistema e um software que atenda às demandas da sua organização, trará mais segurança e agilidade para a sua empresa.
Uma das características mais importantes para ser levada em consideração, antes de decidir pelo melhor sistema de controle de ponto, é definir qual a real necessidade da empresa. Nesta etapa seria basicamente qual modelo de controle de ponto melhor atende às necessidades da organização.
Outra questão muito importante é determinar a quantidade de colaboradores, pois se existir um grande fluxo, um sistema mais simples pode não atender as demandas da forma esperada. Desta forma, a empresa poderá sofrer atrasos na apuração dos dados para fechamento da folha de pagamento. E, dependendo do tamanho da empresa, o ideal é ter mais de um sistema de controle de ponto, a fim de diminuir a aglomeração intensa entre os demais setores e evitar atrasos no registro.
Veja mais: 6 Razões para Começar a Usar Controle de Ponto pelo Celular
Como Escolher o Melhor Sistema de Controle de Ponto para a sua Empresa?
O controle de ponto é o processo responsável por administrar a carga horária de cada colaborador. Por isso, é fundamental escolher um aparelho seguro e de confiança. Veja a seguir, algumas dicas que vão te ajudar na hora da escolha!
1- Antes de qualquer coisa: o aparelho precisa ser homologado
O relógio de ponto deve estar homologado pelo Ministério do Trabalho, atendendo à Portaria 1510/2009. A lei caracteriza os Registradores de Ponto Eletrônico (REP) como aparelhos de automação para o registro da jornada de trabalho, emitindo documentos fiscais relacionados à entrada e saída dos colaboradores no ambiente de trabalho.
2- Procure um fornecedor conhecido no mercado
Na hora de adquirir um sistema de controle de ponto, é importante verificar quais são as referências do fornecedor, ou seja, como seus serviços são vistos no mercado. Procure por um sistema com um plano completo de atualizações, para que em caso de problemas, eles sejam solucionados de maneira rápida e eficaz.
3- Tenha preferência por versões mais atualizadas
Aparelhos de ponto muito ultrapassados, costumam apresentar mais lentidão no registro das horas dos colaboradores. Um aparelho com dificuldades para registrar o controle de ponto dos colaboradores pode comprometer diversas atividades dentro do setor de recursos humanos da sua empresa. Portanto, invista em um modelo recente para controle de ponto e tenha a certeza de que evitará gastos futuros com manutenção ou, até mesmo, a compra de um novo equipamento.
4- Fique atento à marcação de horas extras
Seja o controle de ponto feito manualmente ou através de dispositivos tecnológicos, é extremamente importante que ambos disponibilizem espaço para marcação de horas extras.
Esta marcação deve ser feita corretamente pelo colaborador e analisada com cuidado pelos gestores de RH, para evitar problemas judiciais e, também, financeiros.
5- Busque por um sistema completo para evitar erros
Muitas vezes o erro em relação ao controle de ponto se dá por conta do colaborador, que esquece de registrar seu horário ou que acaba cadastrando-o duas vezes.
A utilização de um sistema de controle de ponto que envie lembrete ao colaborador atrasado em relação à marcação, e que não permita que o colaborador efetue duas vezes a mesma marcação, é fundamental para a organização.
6- Use e abuse da tecnologia
Utilize um método mais tecnológico para o controle de ponto, como a biometria e os pontos online ou eletrônicos, pois isso praticamente elimina a quantidade de erros cometidos, no momento de efetuar os cálculos e análise de horas.
7- Estabeleça metas de controle de ponto
Assim como são estipuladas metas para desenvolvimento e produção, é importante traçar metas relacionadas ao controle de ponto, para que o gestor se lembre de conferir o banco de horas e o ponto de cada colaborador. Inclusive para averiguar a eficiência do mecanismo escolhido e optar por uma troca no método, caso haja necessidade.
8- Esteja atento à legislação
Segundo a Lei nº74 da CLT (Consolidação das Leis de Trabalho), toda empresa que tiver dez funcionários ou mais deve contar com algum modo de controle de ponto. Apesar das diversas mudanças advindas da última Reforma Trabalhista, a regulamentação sobre registro de ponto se manteve intacta.
9- Monitore os registros no controle de ponto
Ao utilizar um sistema completo e moderno, fica fácil seguir essa dica, já que todas as informações são facilmente consultadas e registradas. Entretanto, para quem ainda opta por sistemas manuais, é essencial dedicar sempre um tempo para conferir se não há problema nos registros.
10- Identifique os recursos oferecidos pelo sistema
Outro aspecto importante a ser considerado, é ter como base os requisitos técnicos exigidos pelo sistema anteriormente utilizado no registro de ponto e, então, confrontá-los com os recursos oferecidos pelo novo sistema para confirmar ou não se ele atende às necessidades da empresa.
Considerando que você sabe precisamente o que precisa ser aprimorado no que diz respeito às funções do RH do negócio, o ideal é realizar uma série de testes de operação do sistema, antes que ele seja implementado de fato.
Veja mais: Formas para ter um Controle de Ponto Eficiente
Agora que você viu um pouquinho dos fatores principais considerar na hora de escolher um aparelho para controle de ponto, é importante destacar que a Tecnoponto oferece as melhores soluções do mercado para um controle de ponto otimizado e de qualidade. Acessando nossa loja, você confere todos os nossos equipamentos e poderá identificar qual deles condiz mais com a realidade da sua empresa.
E, não se esqueça de compartilhar esse texto com aquele amigo que está em dúvida sobre como escolher o controle de ponto ideal para a empresa. Caso tenha alguma dúvida sobre o assunto, acesse nosso site ou entre em contato conosco.
