O controle de ponto por exceção é um método bastante utilizado pelas empresas do país, sendo uma prática relativamente comum para gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores.
Essa prática foi regulamentada após a implantação da Reforma Trabalhista, em 2017. Com a maior flexibilização das leis relacionadas ao trabalho, foi possível utilizar novas possibilidades para gerir os processos organizacionais.
Até por conta dessas recentes alterações, muitos gestores empresariais talvez tenham dúvidas a respeito dessa forma de registro de ponto, pois ele não é tão citado nos fóruns de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Se você faz parte desse grupo que ainda não conhece o que é e como funciona o controle de ponto por exceção, siga a leitura deste artigo e tire todas as suas dúvidas!
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O que é o controle de ponto por exceção?
Sem mais delongas, antes de tudo, é preciso contextualizar o que é o controle de ponto por exceção.
Ele é uma técnica utilizada pelas empresas para controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, porém, diferentemente da maneira tradicional, que consiste em usar um registrador de ponto, ele tem o objetivo de deixar mais simples e automático o processo de contabilização das horas trabalhadas.
Basicamente, este sistema tem como premissa a ideia de que os colaboradores só precisam registrar os horários da jornada de exceção. Em outras palavras, o funcionário só deverá marcar o ponto quando ocorrerem variações em relação ao seu horário padrão de trabalho.
Neste contexto, se a empresa adotar o controle de ponto por exceção, os colaboradores não precisarão registrar diariamente os seus horários de entrada e saída.
Só será necessário marcar os eventos considerados exceções, como eventuais atrasos, ausências, saídas antecipadas, férias e horas extras, além de algumas outras circunstâncias.
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Como funciona o controle de ponto por exceção?
Em relação ao funcionamento do controle de ponto por exceção, não há muito segredo. Basicamente, o colaborador pode utilizar a folha de ponto ou o relógio de ponto habitual para marcar aqueles horários que fogem da carga horária habitual de trabalho.
A grande virtude deste método é em relação à automatização do processo, pois os esforços para contabilizar os dados e o banco de horas são reduzidos. Justamente devido a essa facilidade, o sistema é mais comumente utilizado por pequenas empresas, que têm menos funcionários em seu quadro profissional.
Instituições maiores e com mais colaboradores acabam preferindo utilizar o sistema tradicional para controle de jornada, pois o registro por exceção pode demandar uma maior quantidade de tempo.
Porém, apesar de ser uma alternativa viável, para que o controle de ponto por exceção realmente funcione corretamente, é preciso que haja uma rotina bem estabelecida por parte da empresa.
Isso significa que os colaboradores devem chegar para trabalhar, sair para almoçar e encerrar o expediente sempre no mesmo horário. É essencial que isso ocorra para evitar que ocorram problemas de gestão por parte do RH.
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O que diz a lei sobre o controle de ponto por exceção?
Conforme dissemos no início deste texto, o controle de ponto por exceção passou a ser permitido pela lei após a implantação da Reforma Trabalhista de 2017.
Mas, foi a Lei nº 13.874/2019, também conhecida como Lei da Liberdade Econômica, que passou a regulamentar a possibilidade, que foi incluída no artigo nº 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), mais especificamente no parágrafo §4:
“§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho”.
Desse modo, para que o registro por exceção possa ser usado na empresa é necessário que haja algum tipo de convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Nunca é demais relembrar que o próprio artigo nº74 da CLT cita a obrigatoriedade do controle da jornada de trabalho por parte das empresas que tenham mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional.
É importante levar em consideração essa informação, pois durante muito tempo, o controle de ponto por exceção não era permitido pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), pois o órgão considerava que o sistema dificultava a fiscalização das questões trabalhistas.
No entanto, como já dissemos, essa possibilidade passou a ser permitida após a Lei da Liberdade Econômica, que regulamentou o registro por exceção em algumas ocasiões especiais, como é o caso das empresas que têm menos de 20 colaboradores em seu quadro.
Isso é possível desde que seja registrado no contrato individual ou em convenção coletiva de trabalho.
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Toda empresa pode adotar o controle de ponto por exceção?
O fato do controle de ponto por exceção ser permitido por lei pode suscitar algumas outras dúvidas na cabeça de quem é gestor empresarial ou líder de RH.
Neste contexto, é até certo ponto normal que as pessoas pensem que toda empresa pode controlar a jornada de trabalho utilizando este sistema. Porém, não é bem isso que ocorre.
A Lei da Liberdade Econômica permite que o sistema seja usado desde que haja algum tipo de negociação com o sindicato, seja ela individual ou coletiva.
Desse modo, é possível inserir esse novo acordo nos contratos de novos funcionários ou daqueles que já trabalham na organização. É importante que a empresa siga todas as diretrizes do documento, para garantir que o contrato de trabalho tenha validade.
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Vantagens de utilizar o controle de ponto por exceção
Registrar a jornada de trabalho dos colaboradores é uma obrigação para toda empresa que deseja tornar mais profissional a sua gestão organizacional.
Neste cenário, o controle de ponto por exceção pode ser uma alternativa, pois ele traz algumas vantagens, como:
Menos custos
Apesar do relógio de ponto ainda ser uma das opções mais eficientes para a gestão da jornada de trabalho, algumas empresas podem não conseguir utilizar essa tecnologia, devido aos seus orçamentos, que em algumas ocasiões, pode ser mais reduzido.
Isso ocorre pois estes equipamentos requerem um investimento para instalação e manutenção.
Assim, o controle de ponto por exceção pode ser uma boa opção para essas organizações, pois o registro da jornada de trabalho pode ser realizado por sistemas eletrônicos ou aplicativos mobile para o registro de ponto.
Os aplicativos para o controle de jornada são tecnologias modernas, que conseguem emitir relatórios em tempo real, otimizando a gestão de pessoas e reduzindo os custos relacionados à folha de pagamento.
Redução de erros
O controle de ponto por exceção também ajuda a reduzir os erros nos cálculos da folha de pagamento, justamente pelo fato do sistema atualizar automaticamente as informações da jornada de trabalho.
Ainda é comum muitas instituições utilizarem o controle de ponto manual. Esse método costuma causar problemas para as organizações, sobretudo no que diz respeito ao pagamento de horas extras, sem falar no tempo desperdiçado pelo RH durante o processo.
Os aplicativos para controle de jornada conseguem identificar as exceções, como atrasos, faltas ou horas extras. Isso ajuda a facilitar a gestão do RH e garantir a segurança jurídica da empresa.
Mais agilidade nos processos organizacionais
Nós já falamos em outros textos aqui no blog sobre a necessidade de tornar o RH mais estratégico. Desburocratizar o setor é indispensável para todas as empresas que desejam apresentar um diferencial competitivo ao mercado.
Neste contexto, tornar mais ágil alguns processos organizacionais, como é o caso da gestão da jornada de trabalho, é essencial.
Ao automatizar o controle de ponto por exceção, você estará possibilitando que o RH tenha informações muito mais precisas, e que serão fundamentais para garantir que o fechamento da folha de pagamento seja feito com agilidade.
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O controle de ponto por exceção é a melhor opção para a gestão da jornada de trabalho?
Se você conferiu a leitura até aqui, conseguiu observar algumas particularidades e características positivas proporcionadas pelo controle de ponto por exceção.
Dessa maneira, você também pode se perguntar: “esse sistema é a melhor opção para a gestão da jornada de trabalho em minha empresa?”.
A resposta para isso é: depende! Porquê depende? Pois tudo irá depender das singularidades da sua empresa. Se ela for de pequeno porte, com poucos funcionários, o sistema pode sim ser uma alternativa bastante viável à ela.
Instituições que, eventualmente, não contem com profissionais dedicados apenas à gestão da jornada de trabalho, ou que até mesmo, não tenham um setor de RH bem estruturado, também podem fazer uso dessa prática.
Tudo irá depender da realidade da sua companhia. Por isso, é importante pensar estrategicamente, levando essas particularidades em consideração, além é claro, de tomar alguns cuidados, como veremos no próximo tópico!
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Cuidados ao utilizar o controle de ponto por exceção
Assim como toda situação relacionada à jornada de trabalho, o controle de ponto por exceção também merece uma atenção especial, pois é necessário tomar alguns cuidados, caso você opte por utilizá-lo em sua empresa.
Toda grande mudança causa impactos na rotina empresarial, e não seria diferente em relação a esse sistema de gestão de jornada. É preciso que se tenha muita cautela, e principalmente, transparência com os colaboradores.
Alguns profissionais podem ter dificuldades para se adaptar a essa realidade. Adotar alguns treinamentos pode ser uma boa opção para vencer esses obstáculos.
O recomendado é padronizar esse sistema para todos os colaboradores, porém, caso não seja possível, é preciso manter o controle de jornada tradicional, para que os demais funcionários consigam realizar normalmente as marcações de ponto.
Além disso, outro cuidado primordial que você deve tomar ao utilizar o controle de ponto por exceção ou outro tipo de registrador eletrônico é verificar se ele é homologado pelos órgãos reguladores, pois isso irá garantir toda a segurança jurídica à sua empresa.
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2022/01/11/10-cuidados-ao-escolher-um-controle-de-ponto/
Conclusão
Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu entender melhor sobre as particularidades e o funcionamento do controle de ponto por exceção.
Ele é uma alternativa viável para uma grande parte das empresas, justamente por reduzir custos e automatizar a rotina dos profissionais de RH, que terão mais agilidade e facilidade para gerenciar as pessoas e controlar a jornada de trabalho de forma mais assertiva.
Caso sua empresa decida por utilizar este sistema, é fundamental orientar os colaboradores, com clareza e integridade, para que eles entendam os benefícios desta prática e possam se familiarizar com ela rapidamente.
Além disso, é igualmente importante investir em um sistema de gestão de jornada eficiente e moderno, que esteja em conformidade com o que solicita as leis trabalhistas.
Por isso, se você deseja implantar o controle de ponto por exceção, ou deseja deixar os seus processos organizacionais mais eficientes, venha conhecer o Tecnoponto Essencial!
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