O controle de ponto por planilha foi, durante muito tempo, utilizado pelas mais diversas empresas do país, que buscavam por uma opção simples e prática para realizar a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores.
Porém, com o passar do tempo e o avanço da tecnologia, essa ferramenta foi sendo deixada de lado, especialmente por conta da fragilidade deste sistema, que pode colocar em risco as instituições, especialmente no que diz respeito à esfera jurídica.
Apenas a título de curiosidade, no ano de 2022, o Brasil observou um aumento no número de processos trabalhistas, de acordo com um levantamento realizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST).
Entre as principais reclamações estão o não pagamento de verbas, como a multa de 40% do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), atraso no pagamento da rescisão e das horas extras.
Essa última questão pode ser originária, entre outros fatores, devido ao controle de ponto por planilha. Justamente por isso, é necessário estar atento à maneira como a gestão da jornada vem sendo realizada em sua empresa. Adotar soluções inovadoras pode ser uma ótima opção.
Siga a leitura e confira algumas razões para você considerar utilizar um software de controle de jornada ao invés de fazer o registro de ponto manualmente!
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O que é o controle de ponto por planilha?
Antes de iniciarmos, é importante contextualizar o que é o controle de ponto por planilha, para você, que eventualmente, talvez não saiba o que é essa ferramenta.
Como o seu próprio nome sugere, ele é uma maneira de controlar a jornada de trabalho utilizando planilhas, que podem ser manuais ou eletrônicas, de forma a registrar os horários de entrada, saída, pausas e intervalos dos colaboradores de uma empresa.
Essas marcações podem ser feitas de duas formas diferentes. A mais comum é a marcação manual em um documento, conhecido popularmente como livro de ponto. Posteriormente, esses registros são transcritos para uma planilha.
Outra maneira de fazer o controle de ponto por planilha é compartilhá-la com os colaboradores, para que eles mesmos coloquem as suas informações e dados da jornada de trabalho.
Naturalmente, essa segunda alternativa pode acabar se tornando extremamente problemática à empresa, pois ela abre precedentes para o surgimento de vários contratempos, especialmente no que diz respeito às fraudes nos registros.
Esse é o principal ponto a ser levado em consideração por quem pensa em utilizar o sistema, pois ele pode colocar a instituição em um perigo judicial que seria facilmente evitado, caso a jornada de trabalho fosse controlada de outra forma.
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O que a CLT diz sobre o controle de ponto por planilha?
Para entendermos melhor sobre o que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) fala sobre o controle de ponto por planilha, é obrigatório recorrer ao artigo nº 74, que cita a necessidade de toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, registrar a jornada de trabalho.
Isso pode ser feito de três maneiras distintas: manual, mecânica ou eletrônica. Todas essas opções vão de encontro com a Portaria 671, normativa responsável por regulamentar o controle de ponto.
Nós já falamos algumas vezes sobre ela aqui em nossos textos, mas nunca é demais relembrar que os registradores de controle de jornada passaram a ser classificados em três tipos: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
Embora o controle de ponto por planilha não esteja enquadrado em nenhuma dessas categorias, é permitido o seu uso. Justamente por isso, empresas de menor porte, que tenham poucos colaboradores no seu quadro profissional, costumam utilizá-la.
No entanto, como já dissemos anteriormente, não é recomendável utilizar este sistema, devido à sua fragilidade, que pode ser facilmente rasurada ou até mesmo perdida, o que pode causar prejuízos incalculáveis à empresa.
Porém, essa não é apenas a única razão para você não utilizar este sistema. Você irá entender melhor sobre isso no próximo tópico!
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Por que não utilizar o controle de ponto por planilha?
Como dissemos anteriormente, apesar de ser mais em conta do que outros sistemas, existem alguns riscos de se utilizar o controle de ponto por planilha. Nós separamos os principais a seguir:
- Falta de transparência
Nós costumamos falar bastante em nossos textos sobre bem-estar no ambiente de trabalho. Isso está atrelado a vários fatores, como a cultura organizacional e as relações interpessoais, entre as lideranças da empresa e os colaboradores.
A falta de transparência é um dos motivos para um ambiente tóxico de trabalho. Essa situação também é observada nas instituições que adotam o controle de ponto por planilha.
Mesmo que todos os cuidados sejam tomados, ainda assim, não será viável agir com total transparência, devido ao fato de não ser possível garantir que as informações dos registros da jornada são reais, bem como comprovar eventuais fraudes nos dados.
- Erros nos cálculos
A possibilidade de haver erros nos cálculos é outro motivo pelo qual você deve considerar não utilizar o controle de ponto por planilha. Essa situação pode ocorrer tanto nas planilhas manuais quanto nas eletrônicas.
É relativamente comum algumas pessoas pensarem que devido ao fato das planilhas serem eletrônicas, elas não estão sujeitas a erros. Por mais que essas plataformas permitem cálculos automáticos de horas, nem sempre o resultado será correto.
Isso pode ocorrer principalmente se houver algum erro na hora de digitar as informações na planilha. Se os dados forem colocados em colunas ou linhas erradas, o cálculo poderá ser realizado indevidamente.
Além do prejuízo financeiro, a empresa também correrá o risco de ter que arcar com processos trabalhistas, como é o caso das horas extras.
- Dificuldade na atualização dos dados
Muitas pessoas também têm o falso pensamento que as planilhas eletrônicas são atualizadas automaticamente. Porém, não é isso que ocorre!
Para que o controle seja realizado da forma correta, é necessário que os dados e informações sejam atualizados diariamente. Essa é uma árdua tarefa para os profissionais de Recursos Humanos, que terão que gastar um tempo precioso realizando essas marcações.
Nós já falamos em outro texto sobre a importância de se ter um RH estratégico, pois ele é um diferencial extremamente positivo para as empresas. Uma das formas de se alcançar isso é permitindo maneiras viáveis para a gestão da jornada de trabalho.
Além disso, é preciso ter muito cuidado no lançamento das informações no controle de ponto por planilha, pois se algo for lançado equivocadamente, o cálculo será errado, aumentando ainda mais o trabalho do RH, que precisará apagar e lançar novamente as informações.
- Armazenamento
A questão do armazenamento é outra situação que deve ser levada em consideração no controle de ponto por planilha.
Os dados das jornadas de trabalho precisam ficar guardados durante um determinado período de tempo, como uma forma de garantia jurídica para a empresa, caso seja necessário.
Ter uma cópia desses documentos é essencial. Acontece que, se eventualmente o computador que armazenar os dados sofrer com algum problema, os dados poderão ser perdidos.
Além disso, estes arquivos costumam ser muito grandes, o que também pode ser uma dificuldade, pois, dependendo do processamento do computador, os dados podem ser corrompidos e perdidos, gerando uma verdadeira dor de cabeça.
- Sem espaço para anotações adicionais
Por fim, outro dificultador encontrado no controle de ponto por planilha é em relação à falta de espaço para anotações adicionais, como pedidos de folgas, férias e faltas justificadas.
Esses documentos permitem apenas os registros dos horários de entrada, saída e intervalos, limitando bastante a gestão da jornada de trabalho, pois não será possível adicionar informações complementares, e que podem ser fundamentais.
Dessa forma, esses outros dados podem precisar ser registrados em outros locais. Essa descentralização das informações também pode gerar vários problemas para a empresa, uma vez que algum desses documentos seja perdido ou extraviado.
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Como substituir o controle de ponto por planilha por outro sistema de gestão?
Devido ao seu baixo custo de implantação, o controle de ponto por planilha normalmente é utilizado por empresas de pequeno porte.
Porém, como você observou nos tópicos anteriores, esse sistema pode acabar trazendo uma série de problemas, especialmente devido à sua fragilidade.
Desse modo, se você ainda utiliza essa ferramenta, é primordial encontrar maneiras de eliminar esses riscos que a sua empresa pode estar correndo.
Para isso, uma ótima alternativa é adotar a tecnologia para gerir a gestão da jornada de trabalho. Já existem, no mercado, vários equipamentos capazes de fazer esse controle de forma prática.
Uma opção é adquirir um relógio de ponto eletrônico e utilizá-lo em conjunto com software de controle de jornada. Assim, é possível interligá-lo ao seu sistema de folha de pagamento, o que irá garantir muito mais praticidade e agilidade no fechamento mensal.
Sua empresa também pode optar por utilizar apenas um controle de ponto mobile. Essa ferramenta consegue armazenar as informações em um sistema em nuvem e emitir dados em tempo real.
Desse modo, não é preciso armazenar nenhuma planilha de controle de ponto, sejam elas físicas ou digitais.
Se você colocar no papel, verá que a suposta economia garantida com o controle de ponto por planilha será compensada com um bom sistema para jornada de trabalho.
No entanto, caso deseje adquirir algum equipamento, de preferência por aqueles que são homologados pelos órgãos reguladores, pois assim, você estará garantindo que todo o processo seja realizado dentro do que pede a lei trabalhista.
Conclusão
Se você concluiu a leitura deste artigo, pôde entender melhor sobre o conceito do controle de ponto por planilha, uma ferramenta que fez, e ainda faz, parte da rotina de muitas empresas.
Apesar de ser um método prático e viável, ele pode trazer uma série de problemas trabalhistas à empresa, sobretudo devido à fragilidade das planilhas, que podem facilmente serem perdidas ou fraudadas.
Por conta disso, substituir as planilhas por sistemas eficientes de controle de jornada é uma ótima alternativa para toda e qualquer empresa que busca transparência e profissionalismo na sua gestão de pessoas.
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