A folha de ponto individual é uma ferramenta extremamente importante para uma boa gestão da jornada de trabalho. Conhecer como ela funciona é essencial para garantir que a empresa cumpra com todas suas obrigações trabalhistas.
Todo esse processo é fundamental para reduzir o aparecimento dos tão temidos processos trabalhistas, que seguem sendo um problema real e cada vez mais presente na rotina corporativa.
Um ranking divulgado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST) em junho de 2022, aponta que o Brasil presenciou um aumento no número de reclamações trabalhistas.
Entre as situações, estão o não pagamento de verbas rescisórias, como a multa de 40% sobre o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), falta da remuneração do aviso prévio e adicional de insalubridade e o não acerto das horas extras.
Todas essas situações podem ser evitadas com uma boa gestão da jornada de trabalho. E isso passa, naturalmente, por conhecer como funciona a folha de ponto individual, que é uma peça chave para o crescimento organizacional como um todo.
Se você quer aprender mais quais são as particularidades desse documento, e como fazer a gestão correta dele, siga a leitura deste artigo que preparamos e tire todas as suas dúvidas!
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O que é a folha de ponto individual?
Independentemente se você está começando agora na área de Recursos Humanos ou gestão de pessoas, muito provavelmente já ouviu falar na folha de ponto individual, pois ela é um documento indispensável na jornada de trabalho.
Basicamente, esse documento é uma ferramenta de registro e contabilização das horas trabalhadas pelo colaborador diariamente.
Ela é uma forma de controle de presença do profissional. Até por conta disso, precisa conter informações como, registros de saídas, entradas, atrasos, faltas e horas extras.
A folha de ponto individual serve de parâmetro para os profissionais de RH conseguirem realizar corretamente os cálculos das remunerações mensais ao colaborador, sendo uma importante ferramenta para garantir a transparência na relação entre empregado e empregador.
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Para que serve a folha de ponto individual?
Engana-se quem pensa que a função da folha de ponto individual é apenas garantir que a remuneração do colaborador seja paga integralmente. Ela também cumpre uma série de outros objetivos na relação trabalhista.
Isso pode ser observado principalmente na questão da segurança jurídica, pois o documento é indispensável em casos de auditoria ou passivos trabalhistas.
Além disso, o documento também serve para gerenciar as atividades externas que o colaborador eventualmente tenha realizado fora da empresa, pois as informações ficam armazenadas no sistema.
Todas essas situações servem para atestar que a empresa gerencia seus processos corretamente, o que é essencial para fortalecer a sua credibilidade e cultura organizacional.
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O que a CLT diz sobre a folha de ponto individual?
Para entendermos o que a CLT diz sobre a folha de ponto individual, é necessário compreender o que a legislação trabalhista recomenda em relação ao controle da jornada de trabalho.
Se você acompanha os nossos artigos aqui no blog da Tecnoponto, certamente se recorda que nós já falamos algumas vezes sobre essa questão. Mas, nunca é demais relembrá-la.
Em seu artigo nº 74, a CLT determina que toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional deve controlar a jornada de trabalho, conforme descrito no parágrafo 2:
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Para que o controle da jornada de trabalho, e consequentemente, da folha de ponto individual, seja realizado corretamente, existem três métodos distintos: manual, mecânico e eletrônico. Todas essas situações também são amparadas pela Portaria 671.
Em vigor desde novembro de 2021, ela foi elaborada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), com o objetivo de alterar as legislações que estavam em vigor, além de atualizar questões referentes à inspeção do trabalho e políticas públicas.
No entanto, a principal mudança trazida pela Portaria 671 foi em relação ao controle de ponto eletrônico.
A atualização da normativa passou a estabelecer três registradores de controle de jornada de trabalho, sendo eles: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
É muito importante que você tenha essas informações em mente, para entender e conhecer melhor quais são os tipos de folha de ponto individual existentes. Vamos compreender melhor sobre esse assunto no próximo tópico!
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Quais são os tipos de folha de ponto individual?
Existem alguns tipos de folha de ponto individual, cada uma delas com as suas particularidades e características próprias.
Conforme dissemos anteriormente, a Portaria 671 passou a estabelecer três modelos de registradores de jornada de trabalho: REP-C, REP-P e REP-A. São eles que ajudam a definir quais são os tipos de folha ponto existentes. Vamos conhecer quais são eles a seguir:
Folha de ponto manual
A folha de ponto manual é um dos modelos mais clássicos disponíveis. Durante muito tempo, ela foi utilizada por grande parte das empresas do país.
Ela é um documento simples, no qual os colaboradores registram, de forma manual, suas marcações de ponto individual em um caderno ou folha.
Apesar de não precisar de grandes conhecimentos ou treinamentos para ser utilizada, essa ferramenta é muito frágil e com pouca segurança, o que pode acabar trazendo alguns problemas para as empresas que fazem uso dela.
Isso ocorre por conta das altas probabilidades de fraudes nas anotações, que podem até mesmo ser realizadas por terceiros, o que torna praticamente impossível comprovar se as marcações são ou não, de um determinado colaborador.
Folha de ponto por planilha
A folha de ponto por planilha também é um modelo de se controlar individualmente a jornada de trabalho.
Nesse formato, as marcações de entradas, saídas, pausas e intervalos, podem ser realizadas de duas formas. A mais comum delas é a marcação manual em um documento, conhecido como livro de ponto. Posteriormente, os registros são transferidos à uma planilha, pelos gestores ou responsáveis pelo setor de RH.
A outra maneira é realizar o controle da folha de ponto individual em uma planilha do Excel e compartilhá-la com o colaborador, para que ele mesmo coloque todos os seus dados e informações da jornada de trabalho.
Ambos os modos podem trazer problemas à empresa, especialmente pela pouca transparência na relação trabalhista, justamente no que diz respeito às fraudes nos registros. Além disso, este também acaba sendo um sistema manual, que abre brechas para que os cálculos sejam lançados incorretamente.
Folha de ponto mecânica
A folha de ponto mecânica individual também é uma das possibilidades permitidas pela lei trabalhista.
Conhecida como folha cartográfica, ela funciona como um cartão individual, o qual, o colaborador deverá aproximar em um relógio de ponto cartográfico, que efetuará as marcações de entradas, saídas, pausas e demais eventos da jornada de trabalho.
A Portaria 671, em seu artigo nº 94, determina que as marcações de ponto mecânico devem ser fiéis aos registros da jornada de trabalho do colaborador.
“Art. 94. O registro mecânico deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, registrada por processo mecânico que consigne as marcações de ponto de forma impressa e indelével, em cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de repouso”.
Apesar de ser uma ferramenta muito eficiente, a folha de ponto cartográfica também abre brechas para fraudes, pois um colaborador pode pegar o cartão de outro profissional e marcar o ponto.
Além disso, esse equipamento também acaba demandando um maior investimento por parte da empresa, que terá que adquirir os cartões periodicamente.
Folha de ponto eletrônico
A Portaria 671 também permite que a folha de ponto individual seja feita de forma eletrônica.
Ela é similar à folha de ponto mecânica, mas com uma principal diferença: nela, as marcações da jornada de trabalho são feitas em um relógio de ponto biométrico ou digital.
Posteriormente, esses registros são impressos em um comprovante de papel, que fica em posse do colaborador. As impressões precisam conter as informações reais da jornada de trabalho, como o horário registrado no momento da batida do ponto.
Apesar de ser o modelo mais assertivo para o controle da jornada de trabalho, a folha de ponto eletrônico requer um investimento um pouco mais alto de instalação e manutenção, o que pode ser um problema para empresas de pequeno porte.
Folha de ponto digital
Para as empresas que eventualmente não conseguem arcar com os custos da folha de ponto eletrônico, a outra opção disponível é a folha de ponto digital.
Essa foi a principal novidade trazida pela Portaria 671, e faz parte da categoria REP-P.
Neste formato, a folha de ponto individual é feita em um sistema totalmente digital, capaz de fornecer em tempo real as informações da jornada de trabalho, além de ser uma ferramenta livre de fraudes.
Isso é possível graças à tecnologia presente no sistema, que centraliza os dados dos registros de ponto e agiliza o trabalho do setor de RH. O colaborador pode fazer as marcações por meio de biometria, comando de voz, geolocalização e reconhecimento facial.
A folha de ponto digital é o modelo mais moderno que há no mercado, e também, o mais recomendado para a gestão da jornada de trabalho, sendo uma ferramenta acessível às empresas de todos os portes.
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Quais informações devem constar na folha de ponto individual?
Essa também é uma dúvida comum para quem é gestor de RH, afinal de contas, a folha de ponto individual é um documento muito importante da jornada de trabalho, e precisa ser preenchida corretamente, para garantir que haja transparência na relação trabalhista.
Existem algumas informações que são indispensáveis, e portanto, devem constar no documento, independentemente se ele for manual ou eletrônico. São elas:
- Horários de entradas, saídas e intervalos para almoço dos colaboradores;
- Eventuais saídas diferentes da carga horária habitual de trabalho.
Especialmente nesta segunda situação, é necessário ter bom senso e levar em consideração a recomendação da CLT, dos 10 minutos de tolerância. Durante esse período, não podem haver descontos de salário.
A folha de ponto individual também precisa conter alguns dados da empresa, como nome, CNPJ, endereço e razão social.
Além disso, o documento deve obrigatoriamente ter informações pessoais do colaborador, como seu nome, cargo, função, número do PIS e informações sobre sua jornada de trabalho, como qual a carga horária que deve ser cumprida.
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Quem deve assinar a folha de ponto individual?
Essa é outra questão igualmente importante. Assim como o espelho de ponto, é uma obrigação do colaborador preencher a sua folha de ponto individual, ao final de cada mês.
Após o RH ter devidamente conferido às informações da jornada de trabalho, o documento deverá ser devolvido ao funcionário, que irá checar se as informações estão corretas. Somente após esse procedimento é que a assinatura poderá ser feita.
É extremamente importante que esse processo seja feito corretamente, pois a folha de ponto individual é um documento com validade jurídica, e que poderá ser utilizado em audiências do Ministério do Trabalho ou eventuais processos judiciais.
Por conta desse teor de importância, é um dever da empresa guardar esse documento em sua plenitude. Além disso, o colaborador não pode, em hipótese alguma, se negar a assinar a folha.
Caso isso ocorra, a empresa poderá gerar advertências, multas e em casos mais graves, até mesmo, demissão por justa causa do funcionário.
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Qual o melhor jeito de gerenciar a folha de ponto individual?
Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender como a folha de ponto individual é um documento indispensável para uma boa gestão da jornada de trabalho.
Por conta disso, é essencial saber gerenciá-la da melhor maneira possível. Porém, apesar dos métodos manuais serem muito mais acessíveis à grande parte das empresas, não é recomendado utilizar essas ferramentas, pois como vimos anteriormente, elas abrem muitas brechas para fraudes e adulterações.
Nós já falamos em outros artigos aqui no blog sobre a necessidade de tornar mais estratégico o setor de RH. Desburocratizar a rotina de trabalho desses profissionais é uma necessidade do ramo corporativo.
Isso, naturalmente, acaba passando por automatizar a folha de ponto individual e, consequentemente, a jornada de trabalho. Empresas que utilizam métodos manuais estão sujeitas a erros humanos, que podem ocorrer por conta de cálculos indevidos.
Neste cenário, apesar da folha de ponto eletrônica ser uma excelente ferramenta de gestão, ela acaba tendo um custo mais elevado de instalação e manutenção. É aí que entra a folha de ponto digital.
Essa ferramenta é a melhor alternativa para empresas que não podem investir grandes recursos no tradicional relógio de ponto eletrônico.
Além de tornar mais prática a rotina de trabalho, ela ajuda a centralizar as informações em um só local, o que não seria possível com os cartões manuais ou mecânicos.
Graças à tecnologia presente no dispositivo, o colaborador pode, até mesmo, marcar seu ponto à distância, pois as informações ficam salvas em nuvem, possibilitando que os gestores tenham acesso à elas a qualquer momento.
A folha de ponto digital também pode operar em conjunto com o relógio de ponto eletrônico tradicional, o que traz ainda mais segurança ao processo.
Por ser devidamente regulamentada pela Portaria 671, ela também garante todo o respaldo jurídico à empresa, que poderá, inclusive, utilizar a ferramenta de forma ainda mais estratégica.
Os dados e informações podem servir como parâmetro para melhorias estruturais, como possíveis mudanças nos processos internos, que precisam ser feitas para reduzir índices de turnover e absenteísmo, melhorando a produtividade e a cultura organizacional como um todo.
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Conclusão
Após concluir a leitura deste artigo, você observou como a folha de ponto individual é um documento indispensável para a gestão da jornada de trabalho, pois é ela quem atesta de forma verídica que o colaborador está cumprindo com rigor suas atividades.
Essas informações ajudam a garantir a credibilidade da empresa, pois ela é um documento de validade jurídica, que precisa ser devidamente assinado pelo colaborador ao final de cada mês.
Apesar das folhas de ponto manuais e mecânicas serem modelos clássicos de gestão da jornada, elas têm pouca segurança, o que pode deixar a instituição mais vulnerável e suscetível a processos trabalhistas.
Por isso, muitas empresas do país acabam optando por utilizar a folha de ponto digital, pois ela é o que há de mais moderno no mercado.
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