O caderno de controle de ponto ainda é um método utilizado por muitas empresas na gestão da jornada de trabalho, especialmente por instituições de menor porte, que tenham poucos colaboradores em seu quadro profissional.
Apesar de ser uma alternativa mais barata que os relógios de ponto tradicionais, a ferramenta costuma não ser a mais adequada à realidade corporativa, pois ela é passível de falhas e fraudes, que podem trazer prejuízos incalculáveis às empresas.
Em 2022, as organizações brasileiras observaram um aumento no índice de processos trabalhistas no país. No ranking divulgado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), a maioria das ações na justiça do trabalho são decorrentes do não pagamento da multa de 40% do FGTS.
Porém, também destacam-se reclamações pelo atraso no acerto das verbas rescisórias e o não pagamento das horas extras.
Especialmente esta última questão pode ocorrer devido à má gestão da jornada de trabalho na empresa, causada, entre outros motivos, pela utilização do caderno de controle de ponto, pois ele é uma ferramenta bastante limitada.
Se você ainda utiliza este método, siga a leitura deste artigo que preparamos e confira o porquê você deve abandonar a marcação de ponto manual no controle da jornada dos seus colaboradores!
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2023/02/14/como-o-controle-de-jornada-pode-ajudar-na-gestao-de-ferias-dos-colaboradores/
O que é o caderno de controle de ponto?
Ao
Ao longo da sua trajetória profissional, certamente, você já se deparou com alguma empresa que utilizava o caderno de controle de ponto.
Também conhecido como livro ponto, ele é um método clássico para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Basicamente, ele é um documento físico, no qual, os funcionários devem anotar suas marcações de entrada, saída e intervalos durante o expediente de trabalho.
A ferramenta leva este nome pois ela pode ser tanto um caderno quanto um livro ou até mesmo, uma simples folha. Todos esses itens podem facilmente serem encontrados em papelarias e livrarias.
As marcações anotadas no caderno de controle de ponto são utilizadas ao final do mês pelo RH ou profissional responsável pelo acerto da folha de pagamento.
Dessa forma, é possível determinar quantas horas o colaborador trabalhou no mês e se, eventualmente, ele cumpriu alguma quantidade de horas extras ou se ele terá direito a receber algum outro tipo de adicional.
Até por conta disso, é fundamental que todos os dados anotados no documento sejam devidamente verídicos, pois é isso que irá garantir a proteção jurídica da empresa.
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2022/12/14/tudo-o-que-voce-precisa-saber-sobre-a-folha-de-ponto/
Como funciona o caderno de controle de ponto?
Pelo fato do modelo vir pronto, muitas empresas, especialmente as de pequeno porte, optam por adquirir o caderno de controle de ponto, pois o seu custo de implantação é baixo.
Porém, essa vantagem pode se tornar um contratempo a partir do momento que a ferramenta é utilizada pela primeira vez. Apesar de ser bem simples de utilizar, ela precisa ser preenchida diariamente.
Isso significa que, ao chegar na empresa, o colaborador precisará fazer o registro manual do seu horário de chegada. O procedimento deve ser o mesmo quando ele faz seu intervalo de almoço ou no momento que encerra seu expediente de trabalho.
Esse mecanismo, necessariamente, precisa ser repetido todos os dias, pois, como dissemos no tópico anterior, não podem existir rasuras ou falhas nos registros do caderno de controle de ponto, pois essas informações serão utilizadas posteriormente no fechamento mensal da folha de pagamento.
O responsável por realizar o fechamento deverá apurar as informações e conferir com os colaboradores se elas estão certas. Esse procedimento se faz necessário para evitar que eventuais erros nos cálculos ocorram.
Após essa verificação, caso não seja encontrada nenhuma inconformidade, o colaborador deve assinar o documento e concordar com as informações que estão presentes nele.
Como você pode imaginar, a realização de todo esse processo pode ocupar muito tempo por parte do RH ou do responsável pelo fechamento da folha de pagamento, principalmente para aquelas empresas que têm muitos colaboradores em seu quadro profissional.
Em outros textos aqui no blog da Tecnoponto, nós já falamos sobre a necessidade de tornar mais estratégico o setor de RH. Isso, inevitavelmente, passa por otimizar a maneira como é feita a gestão da jornada de trabalho na empresa.
O caderno de controle de ponto costuma deixar essa tarefa muito mais complicada, demandando um tempo que poderia ser muito mais aproveitado em outras atividades mais importantes.
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2021/06/22/desoneracao-da-folha-de-pagamento-o-que-e-e-como-funciona/
Como o caderno de controle de ponto é preenchido?
Conforme dissemos no tópico anterior, o caderno de controle de ponto é preenchido manualmente, o que demanda um cuidado extra tanto por parte do colaborador, que irá preencher as informações, quanto por parte do RH, que ficará responsável por checá-las.
Na hora de preencher as informações, o funcionário deverá colocar suas marcações de entradas, saídas, pausas para almoço ou intervalos e também, a hora que encerrou seu expediente.
Por conta disso, é fundamental que o livro de ponto contenha espaços para registrar o nome completo do colaborador e suas assinaturas, bem como espaços para marcar datas, horários e demais observações que sejam pertinentes, como atrasos ou horas extras.
Essa é outra questão delicada enfrentada pelas empresas que utilizam o caderno de controle de ponto, pois quanto maior for o número de anotações extras, maior será o tempo gasto para calcular a folha de pagamento.
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2022/11/16/o-que-a-clt-diz-sobre-controle-de-ponto/
O que a CLT fala sobre o caderno de controle de ponto?
É extremamente importante que você conheça o que a lei trabalhista estabelece sobre o controle da jornada de trabalho.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu artigo nº74, determina que toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, deve registrar o ponto dos funcionários.
Esse registro pode ser feito de três maneiras: registro manual, mecânico ou eletrônico, o que permite que o caderno de controle de ponto seja utilizado por qualquer empresa que assim deseje.
O documento continuou a ter validade mesmo após a implantação da Portaria 671, em novembro de 2021. Se você acompanha os nossos textos aqui no blog, sabe como falamos constantemente dela. Mas, não poderia deixar de ser diferente, afinal de contas, ela ficou conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”.
Caso você ainda não saiba o que é ela, pode conferir o texto na íntegra aqui no blog.
Mas, apenas para te contextualizar, a Portaria 671 passou a estabelecer três registradores para o controle da jornada de trabalho. São eles: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
Independentemente se a sua empresa for utilizar o controle de ponto manual, é importante que você tenha essas informações em mente, para garantir que todos os processos sejam realizados dentro do que solicita as leis trabalhistas.
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2023/03/07/o-que-e-a-nova-portaria-4-198-do-mtp/
O caderno de controle de ponto é seguro?
Apesar de estar amparado pelas leis trabalhistas, o caderno de controle de ponto não é uma opção segura para a gestão da jornada de trabalho. E isso vai muito além da fragilidade do seu sistema.
Esse método pode trazer uma série de riscos à empresa, que pode ser obrigada a ter que lidar com inconsistências nos dados. Essas informações contidas nos cartões de ponto também precisam ser armazenadas durante um certo tempo, especialmente nos casos que a empresa passar por auditorias.
Neste contexto, você pode imaginar que quanto maior for o número de colaboradores, maior será o número de fichas do controle de ponto manual. Essas informações podem acabar se desencontrando caso sejam armazenadas em diferentes locais.
Toda essa soma de fatores poderá trazer muita dor de cabeça ao RH e uma série de consequências negativas à empresa, que estará correndo riscos desnecessários, e que poderiam muito bem ser evitados caso a gestão da jornada de trabalho fosse feita de uma forma eficiente.
Outra questão importante: o caderno de controle de ponto não pode conter rasuras! Portanto, caso um colaborador, eventualmente, erre alguma marcação, ele deverá descrever esse erro no campo de observações. Somente então, ele deverá fazer o registro correto.
Essa é a maneira que a empresa terá que a rasura ocorreu por conta de erro no registro e não por uma alteração para beneficiar qualquer uma das partes envolvidas.
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2023/05/03/o-que-e-como-funciona-e-o-que-diz-a-lei-sobre-o-controle-de-ponto-por-excecao/
Por que não utilizar o caderno de controle de ponto?
Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender e conhecer várias razões pelas quais sua empresa não deve utilizar o controle de ponto manual. Porém, elas não são as únicas.
Existem alguns outros motivos existentes e que não podem deixar de ser citados. O principal deles é em relação às marcações britânicas de ponto.
Esse tipo de registro corresponde àqueles que não tem variação de horas e minutos. Basicamente, representa as marcações da jornada de trabalho que se repetem todos os dias.
É fácil de entender como isso funciona na prática. Considere que a jornada de trabalho em sua empresa é das 08h às 18h, sem variações.
Justamente pelo fato de ser basicamente impossível manter os horários sem qualquer tipo de variação de minutos é que a lei brasileira não permite as anotações britânicas.
Neste contexto, apesar de já ter ocorrido um caso de cartões ponto sem assinatura serem válidos para comprovar o pagamento de horas extras, o cartão ponto com anotações invariáveis de horários é considerado como inválido.
Porém, é relativamente comum que essas anotações variáveis constem na folha de ponto física, como é o caso do caderno de controle de ponto. Essa é somente uma das desvantagens enfrentadas pelas empresas que utilizam este método.
Além disso tudo, o controle de ponto manual apresenta outras situações críticas, como:
- Lentidão nos cálculos;
- Falta de precisão;
- Manipulações de informações;
- Dificuldades burocráticas.
Desse modo, é fundamental que, caso sua empresa ainda utilize o caderno de controle de ponto, seja feita a migração dos processos para ferramentas modernas, seguras e eficientes, que otimizem a gestão da jornada de trabalho e protejam juridicamente a instituição.
Leia também: https://tecnoponto.com/blog/2021/04/14/saiba-porque-o-controle-de-ponto-online-ja-e-uma-realidade-nas-empresas/
Qual é a melhor maneira de registrar o ponto dos colaboradores?
Ao longo deste artigo, nós mostramos quais as singularidades e riscos de utilizar o caderno de controle de ponto na gestão da jornada de trabalho.
Mas, não adianta nada nós falaremos sobre o problema e não apresentarmos uma solução, não é mesmo?
O controle da jornada de trabalho é um assunto muito sério, e que deve ser tratado com a mesma importância, pois ele é uma das formas da empresa mostrar credibilidade no mercado de trabalho e ser vista como um local positivo para trabalhar.
Uma boa cultura organizacional começa na maneira que a instituição realiza a gestão de pessoas. E para que ela seja efetiva, as obrigações trabalhistas devem ser cumpridas em sua totalidade. Para isso, se faz necessário o controle de ponto dos colaboradores.
Mesmo que a sua empresa tenha poucos funcionários, ainda assim, você deve registrar a jornada de trabalho, de preferência, de uma maneira tecnológica, pois como vimos anteriormente, a marcação de ponto manual pode trazer uma série de contratempos.
Se a sua empresa não tem um orçamento muito grande para investir em um relógio de ponto tradicional, uma alternativa é o controle de ponto mobile.
Além da possibilidade de poder funcionar em conjunto com qualquer tipo de registrador, seja ele REP-A, REP-C ou REP-P, ele tem como principal vantagem, opção de ser instalado em dispositivos mobile, como celulares ou notebooks, permitindo que o colaborador registre seu ponto a qualquer hora ou lugar.
Todo o processo é feito com segurança, pois as informações ficam armazenadas em sistema de nuvem, permitindo que sejam acessadas pelo RH em tempo real. Os cálculos da jornada de trabalho são realizados automaticamente, otimizando todo o trabalho!
